Sous-traitance BTP : comment gérer vos sous-traitants et sécuriser vos chantiers ?
Vigilance administrative, contrats, commandes, avancement des travaux, situations et retenues de garantie : avec Axiobat, la gestion de vos sous-traitants est désormais reliée directement au reste de votre chantier.
La sous-traitance fait partie du quotidien de nombreuses entreprises du BTP. Confier un lot à une entreprise spécialisée permet d’adapter ses ressources aux chantiers et de mobiliser les bonnes compétences au bon moment.
Mais derrière chaque sous-traitant se cachent aussi des documents à contrôler, des contrats à établir, des prestations à commander, un avancement à suivre et des situations à payer.
Et lorsque les chantiers et les intervenants se multiplient, le suivi peut rapidement se disperser entre fichiers Excel, dossiers administratifs, emails et documents papier.
Gestion des sous-traitants : pourquoi la vigilance est essentielle dans le BTP ?
Faire appel à un sous-traitant ne consiste pas uniquement à lui confier des travaux.
L’entreprise doit également s’assurer que son partenaire respecte ses obligations administratives et sociales.
Pour les contrats concernés par l’obligation de vigilance, plusieurs vérifications doivent notamment être réalisées et renouvelées périodiquement. Un simple Kbis ou une attestation récupérée au début de la relation ne suffit donc pas à sécuriser durablement le suivi.
Une attestation arrive à expiration. Une assurance décennale manque au dossier. Un nouveau sous-traitant intervient rapidement sur un chantier. Un document reste dans la boîte mail d’un collaborateur…
Et l’entreprise peut se retrouver avec un dossier incomplet sans même s’en rendre compte.
Centralisez les documents de vos sous-traitants dans Axiobat
Axiobat permet désormais de constituer une véritable base de sous-traitants avec suivi de la vigilance intégré.
Un partenaire peut par ailleurs avoir plusieurs rôles : fournisseur de matériaux, loueur d’engins et sous-traitant, par exemple. Il n’est plus nécessaire de multiplier les fiches : ses différents rôles sont renseignés sur un même tiers.
Pour chaque sous-traitant, l’entreprise peut centraliser les documents qu’elle souhaite contrôler, avec notamment par défaut :
Cette liste reste entièrement personnalisable : chaque entreprise peut définir les pièces qu’elle souhaite exiger en fonction de son activité et de ses propres procédures.
Identifiez immédiatement les documents à renouveler
L’intérêt ne consiste pas seulement à stocker les documents.
Axiobat analyse leur état et attribue automatiquement un statut au sous-traitant.
Les documents attendus sont valides.
Au moins un document arrive à expiration dans les 30 jours.
Un document obligatoire est manquant, expiré ou refusé.
Le statut est ainsi visible directement dans Axiobat, y compris lorsque vous sélectionnez un sous-traitant pour lui passer une commande.
Le bon de commande sous-traitant : commandez précisément les travaux à réaliser
La gestion administrative n’est qu’une partie du problème.
Une fois le sous-traitant sélectionné, encore faut-il définir précisément ce qui lui est commandé, à quel prix et pour quel chantier.
Créez un BCST directement depuis votre devis
Depuis l’arborescence du devis, un assistant permet de construire la commande en trois étapes.
Si plusieurs entreprises sont sélectionnées, Axiobat génère un BCST distinct pour chacune en une seule validation.
Un moyen simple d’éviter les doubles commandes
Lorsqu’une prestation issue du devis a déjà été commandée à un sous-traitant, Axiobat la prend en compte.
Vous réduisez ainsi le risque de commander deux fois la même prestation par erreur.
Générez et faites signer votre contrat de sous-traitance
Une fois le BCST créé, le contrat ne doit plus devenir une nouvelle tâche administrative indépendante.
Axiobat permet de générer automatiquement le contrat de sous-traitance à partir d’un modèle.
Le contrat peut ensuite être envoyé par email au sous-traitant pour signature électronique.
Vous pouvez suivre son statut de signature directement dans Axiobat et récupérer le document signé.
Suivez l’avancement des travaux sous-traités
La sous-traitance ne s’arrête évidemment pas à la signature du contrat.
Axiobat permet de suivre le BCST tout au long de son exécution grâce à différents statuts :
En cas de réception partielle, le pourcentage d’avancement peut être renseigné.
Une suspension, une reprise ou une annulation reste également tracée dans l’historique.
Gérez les situations de vos sous-traitants selon l’avancement réel
Dans le BTP, les travaux sous-traités sont fréquemment réglés progressivement.
Axiobat intègre donc la facturation par situation directement dans le BCST.
Exemple : un chantier facturé à l’avancement
La retenue de garantie paramétrée est également calculée automatiquement, puis la dépense correspondante est générée.
Chaque BCST dispose ainsi de son propre statut :
Ces statuts sont directement visibles et peuvent être filtrés.
Une gestion de la sous-traitance reliée au reste de votre activité
C’est probablement le changement le plus important.
La sous-traitance n’est plus gérée à côté du reste de l’activité.
Toutes ces informations restent reliées entre elles dans Axiobat.
La gestion des prestations au forfait et des opérations multi-chantiers est également prise en charge.
5 bénéfices concrets pour les entreprises du BTP
Pilotez vos sous-traitants de bout en bout avec Axiobat
La sous-traitance représente souvent une part importante de l’activité et des coûts d’un chantier. Elle mérite donc le même niveau de suivi que les devis, les achats ou la facturation.
vigilance → commande → contrat → signature → travaux → situations.
Moins de fichiers parallèles, moins de vérifications manuelles et surtout une vision beaucoup plus claire de chaque prestation sous-traitée.
Découvrez la gestion des sous-traitants et des BCST dans Axiobat
Centralisez vos documents de vigilance, vos bons de commande sous-traitants, vos contrats, vos signatures, l’avancement des travaux et vos situations dans un seul ERP BTP.
FAQ — Gestion des sous-traitants BTP avec Axiobat
Quels documents peut-on suivre pour un sous-traitant dans Axiobat ?
Axiobat permet notamment de centraliser l’attestation URSSAF, le Kbis, la responsabilité civile professionnelle, l’assurance décennale, la carte BTP, le RIB et le numéro de TVA intracommunautaire. La liste des documents attendus peut être personnalisée.
Comment Axiobat identifie-t-il un sous-traitant non conforme ?
Le logiciel attribue un statut en fonction des documents attendus : conforme, à renouveler ou non conforme. Un sous-traitant est notamment considéré comme non conforme lorsqu’un document obligatoire est manquant, expiré ou refusé.
Qu’est-ce qu’un BCST dans Axiobat ?
Le BCST est le Bon de commande sous-traitant. Il permet de définir précisément les prestations confiées au sous-traitant, leur quantité, leur montant et leurs conditions de réalisation.
Peut-on créer un BCST depuis un devis ?
Oui. Depuis l’arborescence du devis, Axiobat permet de sélectionner les prestations à sous-traiter et de générer les bons de commande correspondants.
Axiobat permet-il de générer un contrat de sous-traitance ?
Oui. Le contrat peut être généré automatiquement à partir d’un modèle et des informations déjà présentes dans Axiobat, puis envoyé au sous-traitant pour signature électronique.
Comment sont gérées les situations de sous-traitance ?
Axiobat permet de renseigner le pourcentage d’avancement, de tenir compte des situations déjà traitées, de calculer le montant restant à régler ainsi que la retenue de garantie paramétrée.
Peut-on suivre l’avancement d’un BCST ?
Oui. Le BCST dispose de plusieurs statuts allant du brouillon au statut terminé, avec la possibilité de suivre les réceptions partielles, les suspensions, les reprises et l’historique d’exécution.
